מכתב התראה ללקוח: כך עושים זאת נכון

ניתן לומר בביטחון יחסי שאין בעל עסק בעל מספר שנות ניסיון בתחום שלא נתקל בבעיה של לקוח המסרב לשלם, זהו לצערנו כמעט חלק בלתי נפרד מהספקתו של כל שירות או מוצר. אחת הדרכים לפתור את הבעיה הזאת היא באמצעות שליחת מכתב התראה ללקוח, אך חשוב לדעת כיצד לעשות זאת נכון.

 

מהו מכתב התראה ללקוח?

מכתב התראה ללקוח הוא מכתב ששולח ספק השירות או המוצר ללקוח המסרב לשלם עבור השירות או המוצר שקיבל. מכתב זה מטרתו להזהיר את הלקוח שאם לא יסדיר את התשלום במהרה לא תיוותר לספק כל ברירה אלא לנקוט כנגדו בהליכים משפטיים. 

מכתב כזה יכול להישלח כאשר לקוח מתחמק מתשלום ללא סיבה ממשית, אך יכול שישלח גם כאשר הסירוב לשלם נובע במחלוקת על גובה התשלום, על איכות המוצר או טיב השירות שקיבל הלקוח. 

 

היתרונות בשליחת מכתב התראה ללקוח

כבכל מכתב התראה, גם למכתב התראה ללקוח ישנם כמה יתרונות ברורים, נעמוד על השניים החשובים ביותר להלן:

 

יתרון ראשון: הימנעות בהליכים שיפוטיים

היתרון הראשון הוא כמובן שהמכתב עשוי בהחלט למלא את תפקידו, כלומר ליצור תמריץ ממשי ללקוח שמסרב לשלם להגיע להסדר מחשש לפתיחה בהליכים משפטיים נגדו.

כאשר מדובר במכתב התראה ללקוח הצלחתו של המכתב חשובה במיוחד, שכן מלכתחילה אין סיבה שבעל עסק יצטרך להשקיע את מרצו ואת זמנו בלקושש את המגיע מלקוחותיו. 

ניהול של הליך משפטי, גם כזה שהוא צודק מאין כמוהו, רק יגדיל את הזמן, את האנרגיה, ואת הכסף שיושקעו בהליכי גבייה בסופו של דבר. 

 

יתרון שני: העדה על תום לב

מכתב התראה לפני תביעה יכול לשמש את בעל העסק בתביעה עצמה, גם אם לא יצליח במניעתם של ההליכים השיפוטיים. שימוש זה נעשה על ידי הצגתו של המכתב כראייה לתום לב, עיקרון חשוב במיוחד בדיני החוזים, שהם אלו המסדירים בדרך כלל את יחסיהם של בעל עסק ולקוח.

על ידי שליחתו של מכתב התראה ראוי ללקוח מראה בעל העסק כי הוא היה נכון לסיים את הסכסוך ללא התערבות של מערכת המשפט, ושהוא מיצה את כל אפשרויות הגבייה העצמיות שלו מול הלקוח. 

 

תזמון שליחת מכתב התראה ללקוח

נראה אם כן שלשליחת מכתב התראה ללקוח יתרונות משמעותיים, אך עשויים להיות לו גם חסרונות, החשוב שבהם קשור לתזמון שליחתו של המכתב. 

התזמון של שליחת מכתב התראה ללקוח עשוי בהחלט להיות הגורם המכריע באופן הפעולה של המכתב, ועל כן יש לשקול מספר שיקולים לפני השליחה. נעמוד להלן על העיקריים שבהם:

 

עיקרון ראשון: לקוח קבוע מול לקוח מזדמן

בכל התנהלות של בעל עסק אל מול לקוח צריך בעל העסק לזכור שלא רק הלקוח זקוק לו, אלא גם, ואולי אפילו יותר, הוא זקוק ללקוח. הדבר נכון במיוחד עבור ספקים שאופי השירות או המוצר שלהם בונה מאגר של לקוחות קבועים, כאלו שאובדנם עשוי לעלות לבעל העסק בממון רב.

על כן, כאשר המחלוקת היא מול לקוח קבוע יש להימנע ככל האפשר מעירובם של גורמים נוספים, כדוגמת עורך דין באמצעות מכתב התראה, בסכסוך. 

 

חשוב להכיר

חשוב לזכור כי מרגע שננקט צעד כזה, שמשמעותו נכונות לפנות להליך של תביעה כנגד הלקוח, ייתכן מאוד שבעל העסק יצליח בתביעה, אך יפסיד את הלקוח, ובכך יצא שכרו בהפסדו.

על כן, יש למצות את כל הליכי הגבייה ויישוב הסכסוכים האפשריים לפני פנייה לייעוץ משפטי לצורך שליחת מכתב התראה, גם כאשר מדובר בלקוח מזדמן, אך על אחת כמה וכמה כאשר מדובר בלקוח קבוע. 

 

עיקרון שני: מוניטין בעל העסק

עיקרון חשוב נוסף שיש לשים אליו לב הוא עניין המוניטין של העסק. בעל עסק שממהר לאיים בהליכים משפטיים כנגד כל לקוח המתעכב בתשלום, ולעיתים תוך דריסת טענותיו המוצדקות בנוגע לטיב השירות או המוצר, יצבור לעצמו במהרה מוניטין שלילי במיוחד שירחיק לקוחות נוספים.

שיקול זה נכון הן לגבי לקוחות קבועים והן לגבי לקוחות מזדמנים, ובמיוחד לגבי לקוחות בעלי השפעה רבה בתחומם. 

גם עיקרון זה מדגיש עד כמה חשוב לנסות ולמצות את כל צעדי הגבייה הרכים יותר לפני שליחת מכתב התראה ללקוח, שהוא עצמו צעד גבייה רך יותר מאשר פנייה ישירה ומיידית לבית משפט. 

 

סיכום

נראה אם כן כי מכתב התראה ללקוח הוא כלי חשוב באמתחתו של כל ספק שירותים או מוצרים, אך כמו כל כלי, גם בו צריך לדעת כיצד להשתמש.

אופן השימוש הנכון במכתב התראה לפני תביעה דורש ניהול מקצועי ומיומן של עורך דין מומחה לדיני חוזים ובעל ניסיון בניסוחם של מכתבי התראה ללקוחות. 

אך זכרו, מרגע שעורך הדין מעורב בעניין יהיה כבר הרבה יותר קשה לסגת לאחור, ועל כן אין זה מומלץ לפנות לייעוץ משפטי כבר בתחילתו של הסכסוך אלא רק כאשר כלו כל הקיצין מבחינתכם.

זקוקים לייעוץ משפטי במכתב התראה ללקוח? פנו לעורך דין יוני לוי.